アポイントのためのメールの書き方と例 早い返信をもらうためのメールの書き方

アポイントのメールを送ったのに、なかなか返事が帰ってこなかったり、何度もメールのやり取りが必要になって手間がかかってしまったりすることはございませんか?
メールの書き方を少し工夫するだけで、アポイントまでの道のりが随分と短くなります。

アポイントが取れない原因として、あなたのメールが分かりにくいことがあげられませんか?
相手にも自分にもストレスの少ないアポイントメールの書き方を紹介したいと思います。

注意点を確認した後に、例を参考にしてください。
これからのアポイントのメールが少しでもうまくいくことを願っています。

また、アポイントが取れた後の営業活動についてや、電話でのアポの取り方については、以下で紹介してありますのでご参考にどうぞ!

【アポイントが取れた後の営業活動】
営業のコツはこの二つにあり!成約率を倍にする方法!

【電話でのアポの取り方】
電話でアポを取るためにはこれらを抑えろ!テレアポのコツ3選

アポイントのためのメールの注意点①分かりやすい件名


「メール」の画像検索結果
アポイントのためのメールの書き方の初めの注意点は、「件名をわかりやすく書くこと」です。

メールを受け取った際、相手は忙しい場合があります。
そんな時にはメールの件名のみを見て判断するでしょう。

アポイントを直近に取りたい場合に、件名が不適切では後回しにされることもあります。

件名を見るだけで、重要度が判断できるように心がけましょう。



・【××のご紹介とご挨拶のお願い】〇〇株式会社
・株式会社〇〇より「××の件でご面談のお願い」
・「ご挨拶のお願い」 株式会社〇〇 △△部 田中太郎

アポイントのためのメールの注意点②本文に不明瞭な点を残さない


「CRM」の画像検索結果
アポイントのメールでは簡潔なメール内容を心がけましょう。

例えば、「挨拶に伺いたいので日程を確認したい」と初めに書くことで、内容の把握をしていただきます。

次に、5W1Hを意識し、内容の確認をし、相手に不明瞭な点が残らないようにしましょう。

不明な点が多ければ、相手は調整を面倒に感じ、アポイントが取りにくくなるでしょう。

要件や、所要時間、持ち物などの疑問を減らすようなメールを書きましょう。

アポイントのためのメールの注意点③メールを送った経緯を書く


「CRM」の画像検索結果
アポイントメールを問える際にはメールを送った経緯を書くようにしましょう。

アポイントメールを送る相手は、あまり親しくない場合が多いです。
メールを送った経緯を書かなければ、相手は不審に感じてしまい返信を躊躇してしまうかもしれません。

相手のことをどこから知ったのか、なぜアポイントを取りたいのかをきちんと書くことで、良いイメージを持ってもらうようにしましょう。

アポイントのためのメールの注意点④複数の日程を提示する


関連画像
アポイントメールを送る際には3、4つの日時を提示するようにしましょう。

こちらから日程を提示すると、相手は簡単に日程調整をすることができます。

選択肢が複数あって、相手の都合に合えばアポイントを取れる確率が大いに上がるでしょう。

【候補日時の例】
■候補日時
8月4日13:00〜16:00
8月6日14:00〜18:00
8月8日11:00〜15:00

【アポイントメールの例】
それでは以上の注意点を参考にしながら、メールを書いていきましょう。

下記に例を残しておきますので、参考にして下さい。

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ご面会のお願い(商品のお見積もりについて)
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社××の田中太郎です。
先日はお電話にてお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
その際に、貴社の課題についてお伺いしましたが、
弊社サービス□□の仕組みを使うことで解決できる可能性がございます。
詳細についてご説明させていただきたいのですが、
1時間ほど時間をいただけないでしょうか。
来週でしたら以下の日程で伺うことが可能です。
━━━━━━━━━━━━━━━
■候補日時
8月4日13:00〜16:00
8月6日14:00〜18:00
8月8日11:00〜15:00
━━━━━━━━━━━━━━━
いずれの時間帯も都合が悪い場合は、遠慮なくお申し付けくださいませ。
お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご検討よろしくお願いいたします。
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株式会社××
○○部
田中太郎
〒000-0000 東京都○○区1-2-3
TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
Email: yamada@example.com
URL: http://example.com/
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